Rekisteriseloste
Asiakas- ja toimittajarekisteri
Rekisteripitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Ossin Metalli Oy, Keskustie 23 B, 61850 KAUHAJOKI
Puhelin: 040-704 6372
Y-tunnus: 0693599-0
Tietosuojavastaavamme on Jarmo Jokela. Rekisteriä koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä Lasse Jokelaan.
2. Rekisteröidyt
Asiakkaat
Toimittajat
3. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste on asiakas- ja toimittajasuhteiden hoito ja ylläpito. Jos asiakas/toimittaja on yksityishenkilö, henkilötietoja käsitellään suostumuksen (ostotilaus, lasku tms.) perusteella.
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Asiakkaan ja toimittajan ollessa yksityishenkilö tarvitsemme laskutusta ja palveluiden toimittamista/vastaanottamista varten henkilön nimen ja yhteystiedot sekä pankkitilin numeron. Mahdollista ennakonpidätystä varten tarkistetaan ennakonpidätysrekisterin voimassaolopäivä.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot: nimi, yhteystiedot, pankkitilin numero ja ennakkoperintärekisterin voimassaolopäivä.
5. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Salassa pidettäviä dokumentteja (lähinnä piirustukset) myyntituotteista säilytetään asianmukaisesti tuotantotiloissa.
Myyntitilaukset ja piirustukset ovat tuotantohenkilökunnan käytössä tuotteen valmistuksen ja pakkauksen/lähetyksen ajan, jonka jälkeen ne tuhotaan.
ATK-aineisto
Asiakas- ja toimittajarekisteriä säilytetään ja käsitellään tuotannonohjausjärjestelmässä (Oscar Pro). Oman työaseman salasanan lisäksi em. järjestelmään tarvitaan käyttäjätunnus sekä salasana. Jokaisella toimihenkilöllä on omat salasanat ja käyttäjätunnukset sekä työasemalle että Oscar Pro-järjestelmään.
6. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on alla mainitut oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: Ossin Metalli Oy, Keskustie 23 B, 61850 KAUHAJOKI / eija.leivo@ossinmetalli.fi.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä mikäli kokee että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.htm.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Ossin Metalli ei kerää asiakkaiden/toimittajien henkilötietoja. Asiakas/toimittajatiedot saadaan säännönmukaisesti:
Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä (ostotilaus tms.)
Toimittajalta itseltään toimittajasuhteen syntyessä (tarjous + myöhemmin myyntilasku)
Mahdollista ennakonpidätystä varten tarkistetaan ennakonpidätysrekisteröinnin voimassaolo YTJ:sta.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta Ossin Metalli Oy:n ulkopuolelle.
9. Käsittely kesto
Pääsääntöisesti tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakas/toimittajasuhde on voimassa.
10. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakas/toimittajarekisteriä käsittelevät Ossin Metalli Oy:n toimihenkilöt sekä varastomies. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia, joilla on myös pääsy tietoihin ja/tai tietojärjestelmiin:
Lounea Oy (It-tuki)
Oscar Software Oy (Toiminnanohjausjärjestelmä ja Mepco-palkanlaskenta)
POP Pankki (Pankkipalvelut)
Solutions Oy (Sähköpostipalvelut)
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.